Die Bedeutung von Ordnung am Arbeitsplatz: 5 Best Practice-Tipps für ein Humanunternehmen

Du kennst sicher das unangenehme Gefühl, in einem unübersichtlichen und unordentlichen Arbeitsumfeld arbeiten zu müssen. Es ist nicht nur schwierig, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, sondern es kann auch zu großen Problemen führen, Verschwendungen, Fehler, Frustration, Demotivation, sind nur einige Beispiele. Deshalb sind ordentliche Arbeitsumgebungen von entscheidender Bedeutung für die Produktivität, die Motivation und das Wohlbefinden Deiner Mitarbeiter. In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit der Wichtigkeit einer ordentlichen Arbeitsumgebung und mit den Hauptproblemen, die durch mangelnde Ordnung am Arbeitsplatz entstehen können. Zusätzlich findest Du praktische Tipps zur Verbesserung der Ordnung am Arbeitsplatz und Strategien zur Erhaltung der Ordnung. Lass uns die Bedeutung von Ordnung am Arbeitsplatz erkunden und lernen, wie wir sie verbessern können.

Was passiert, wenn kein Wert auf Ordnung am Arbeitsplatz gelegt wird?

Eine unordentliche Arbeitsumgebung erzeugt Chaos und führt zu Verschwendung, insbesondere durch Suchen, Laufen und Warten. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise auf der Suche nach einem wichtigen Werkzeug in einem Berg Müll, Materialien, anderem Werkzeug etc. steckt, führt das zu einer erheblichen Zeitverschwendung.

Außerdem beeinträchtigt fehlende Ordnung am Arbeitsplatz die Konzentration und natürlich die Produktivität. Mitarbeiter können sich leicht ablenken lassen, wenn der Arbeitsplatz mit unnötigem Material oder gar Müll, Schrott etc. überfüllt ist. Das kann dazu führen, dass sie sich schwertun, Aufgaben schnell und effektiv zu erledigen. Wenn nicht das richtige Werkzeug zur Verfügung steht, steigt auch die Fehlerquote, was zu noch mehr Verschwendung führt (Nacharbeit und Ausschuss).

Deshalb habe ich Dir hier fünf Best Practice Tipps zusammengestellt, die in einem Humanunternehmen nicht fehlen sollten.

5 Best Practice Tipps für Ordnung am Arbeitsplatz in einem Humanunternehmen

1. Strebe nach Kundennutzen UND Mitarbeiterwohl

Humanunternehmen legen Wert auf den Kundennutzen einerseits und auf die Bedürfnisbefriedigung der Belegschaft andererseits. Die Kombination ist deshalb so wichtig, weil aus glücklichen Kunden nicht gleich zufriedene Mitarbeiter werden und auch aus zufriedenen Mitarbeitern nicht direkt glückliche Kunden. Vom einen automatisch auf das andere zu schließen ist fahrlässig. Schließlich haben beide Parteien unterschiedliche Interessen. Die glücklichsten Mitarbeiter könnten mit viel Freude einen Kunden nach dem anderen vergraulen, weil Kicker, Obstschale oder Gesprächskreis wichtiger sind als die Bedürfnisse der Kunden. Eine Möglichkeit, diese Mitarbeiterbedürfnisse und den Kundennutzen in Bezug auf die Gestaltung der Arbeitsplätze zu kombinieren, ist die 5S-Methode.

2. Nutze die 5S-Methode, um Kundennutzen und Mitarbeiterwohl zu kombinieren

Die 5S-Methode ist eine effektive Möglichkeit zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation und zur Steigerung der Produktivität. Die Methode basiert auf fünf einfachen Schritten:

Sortieren,
Systematisieren,
Säubern,
Standardisieren und
Selbstdisziplin.

Der erste Schritt der 5S-Methode, das Sortieren, beinhaltet das Aussortieren von unnötigen Dingen am Arbeitsplatz. Alles, was nicht gebraucht wird, wird entfernt, um Platz für wichtige Dinge zu schaffen. Der zweite Schritt, das Systematisieren, beinhaltet die Organisation der verbleibenden Dinge an dem Ort, wo sie tatsächlich benötigt werden. Dadurch wird es einfacher, Dinge schnell und einfach zu finden – am besten ganz ohne Suchen, sondern mit einem einfachen Handgriff. Der dritte Schritt, das Säubern, beinhaltet die Reinigung des Arbeitsplatzes sowie von Maschinen. Ein sauberer Arbeitsplatz ist nicht nur hygienischer, sondern auch effizienter und angenehmer zu nutzen. Zusätzlich dient das Reinigen dem frühzeitigen Erkennen von Abweichungen wie Leckagen oder Geräuschen (z. B. in Lagern). Der vierte Schritt der 5S-Methode, das Standardisieren, beinhaltet die Festlegung von Regeln und Standards für die Arbeitsplatzorganisation. Diese Standards werden dann dort angewendet, wo sie passen. Arbeitsplätze überall gleich einzurichten, würde verkennen, dass an einem anderen Arbeitsplatz auch andere Tätigkeiten durchgeführt werden. Der fünfte und letzte Schritt, die Selbstdisziplin, beinhaltet die Pflege und den Erhalt der Standards und Regeln durch alle Mitarbeiter.

3. Stelle diese 5 Fragen bei der Einführung von 5S

Was brauchen wir hier wirklich, an Werkzeug, Material und Co?
Wie viel brauchen wir davon?
Wo brauchen wir es genau?
Was können wir dafür tun, damit jeder weiß, wo es zu finden ist und auch
wo es wieder hingehört?

4. Fokussiere Dich zuerst auf nur 3 Verschwendungsarten

Suchen, Laufen, Warten sind leicht als Verschwendung zu erkennen. Jeder Auszubildende und jeder Geselle weiß, dass das nervt und dem Unternehmen nichts bringt. Deshalb ist es gute Praxis, wenn Du Dich als Humanunternehmen zuerst nur auf diese drei Verschwendungsarten fokussierst. Zum Beispiel, in dem Du diese Prinzipien ausrufst:

Wir wollen nicht mehr Suchen!
Wir legen keine unnötigen Wege zurück!
Wir sorgen dafür das keiner auf uns warten muss!

Damit kann bei jedem Gang, bei jedem frustrierenden Suchen und bei jeder Wartezeit die Ursache ergründet und reflektiert werden. Immer mit dem Ziel die Verschwendung beim nächsten Mal zu vermeiden.

5. Digitale Werkzeuge einsetzen für dauerhafte Ordnung am Arbeitsplatz

Best Practice ist es auch digitale Werkzeuge für die Aufrechterhaltung und Planung des “5ten S”, der Prozessbestätigung, zu nutzen. Ein Beispiel ist die Software Process Garden von der Firma Process Gardening. Die Nutzung dieser Software erleichtert die Nachhaltigkeit der 5S-Ergebnisse und auch die regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung der Standards. Die Software kann auch dabei helfen, die Weiterentwicklung der 5S-Bereiche zu planen und zu verfolgen. Vor allem die Erinnerungsfunktion ist eine große Hilfe.

Zusammenfassend ist eine ordentliche Arbeitsumgebung für Humanunternehmen von großer Bedeutung, da sie die Arbeitsleistung der Mitarbeiter beeinflusst und somit auch Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat. Durch die Anwendung der 5S-Methode und der Implementierung von Standards und Regeln für die Arbeitsplatzorganisation können Humanunternehmen eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung schaffen, die die Bedürfnisse sowohl der Mitarbeiter als auch der Kunden erfüllt.

Auf geht’s: Ordnung am Arbeitsplatz schaffen!

Deshalb möchte ich Dich ermutigen am besten heute, spätestens am Montag mit der Einführung von 5S zu beginnen.

Zudem möchte ich auf die Humanunternehmer Community hinweisen. Eine Plattform für Wissen und Vernetzung im Bereich des Humanunternehmertums. Hier kannst Du Dich mit anderen Unternehmern und Experten austauschen und von deren Wissen und Erfahrungen profitieren.

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